Qui dit bon fonctionnement de l’université dit achats et marchés publics : de l’équipement scientifique aux produits d’entretien en passant par l’équipement bureautique, c’est un passage obligé pour tout service, composante et laboratoire ! Au 1er février, tous doivent basculer vers un nouveau système majoritairement dématérialisé. Imbriquant enjeux organisationnels, juridiques, numériques, archivistiques…, le projet de dématérialisation est piloté par Nicolas Hassine (chef de projet MOA et responsable du Département achats-marchés) et Nathalie Weiblé (cheffe de projet technique, Direction du numérique)1.
Pour commencer, quels marchés sont concernés par la dématérialisation ?
Nicolas Hassine : Tous les marchés supérieurs à 40 000 € (40 K€ HT). Entre 40 et 90 K €, les ordonnateurs secondaires (composantes, laboratoires, services) retrouveront au 1er février la main pour la gestion des consultations et les échanges en ligne avec les entreprises candidates, conformément à la politique de grande autonomie que leur donne l’université. Les marchés supérieurs à 90 K€ sont gérés par nous, le DAM, ainsi que par le Département des contrats immobiliers (DCI, Direction du patrimoine immobilier), pour tout ce qui concerne les travaux.
Pourquoi mettre en place cela maintenant ?
N. H. : Il s’agit d’abord de moderniser les processus d’achat de l’université et de les aligner avec l’organisation de la fonction achat étendue et avec la stratégie numérique de l’établissement. Depuis octobre 2018, la réglementation impose la dématérialisation des marchés publics supérieurs à 40 K€. Il s’agissait donc aussi, au départ, d’une mise en conformité, pour ce qui concerne également l’archivage des pièces des marchés publics. Pour ce qui est de la mise en place de la signature électronique et la dématérialisation de la phase dite « d’exécution » des marchés, on anticipe d’ailleurs une probable évolution de la législation. Par ailleurs, en mettant à plat pour les rationaliser les processus achats des métiers, on a fait la chasse au gaspillage et on a recentré les tâches au plus près du cœur de métier des acteurs de la fonction achat, pour que chacun y gagne en souplesse de travail. Enfin, on fluidifie et sécurise les flux de documents.
Qu’est-ce que cela recouvre ?
N. H. : Nous avons basculé d’AchatWeb, un profil d’acheteur vieillissant, à PLACE, la plateforme des achats de l’Etat. Cet outil, gratuit et déjà utilisé par de très nombreuses structures publiques, est devenu l'unique plateforme de marché de l'université, dans le cadre de nos échanges dématérialisés avec les fournisseurs. 250 000 d’entre eux y sont déjà référencés. Cela simplifie la vie de tout le monde, ordonnateurs comme entreprises, qui n’ont pas à ressaisir à plusieurs endroits les mêmes informations.
Dans un premier temps, depuis octobre 2019, le DAM et le DCI en ont été les « bêta testeurs » ; au 1er février, tous les ordonnateurs de l’université devront l’utiliser. Il y a donc un réel enjeu d’appropriation par ces derniers.
Que faites-vous pour cela ?
N. H. : Nous avons mis en place un espace dédié sur notre page Ernest, qui s’enrichit avec des capsules vidéos et des supports didactiques, afin de former aux bonnes pratiques les nombreux acteurs de la fonction achat à l’université. Une hotline pour les difficultés qui se présenteraient va aussi être mise en place. Au-delà de l’accompagnement au changement, pour lequel nous sommes épaulés par la Direction du numérique, nous avons vraiment pour objectif de créer une acculturation au sein de l’université sur ces questions, sensibiliser les collègues sur les enjeux et la valeur ajoutée apportée par une démarche achats encadrée, nos missions, nos délais, etc.
Quels sont les enjeux du volet numérique du projet ?
Nathalie Weiblé : Celui-ci est pensé en cohérence avec la stratégie numérique de l’établissement. A ce titre, le projet de dématérialisation s’inscrit dans le programme « Infrastructures et supports élargis » de l’Axe « Efficience des services » du Schéma directeur du numérique. Conçu dans une optique d’interopérabilité avec les autres briques du Système d’information (SI) et les autres outils liés (GED, etc.), pour aujourd’hui mais aussi dans l’avenir, il associe les architectes réseau de l’université. Il s'inscrit aussi dans le programme « Dématérialisation des flux de gestion et signature électronique », piloté par la Direction générale des services, visant à coordonner l’ensemble des projets de dématérialisation des processus de gestion à venir dans l’établissement, dont le projet de mutualisation comme Easilab2, piloté par l’Université de Bordeaux.
Le confinement est intervenu en plein épanouissement du projet. Avec quel impact ?
N. H. : S’il ne fallait en retenir qu’un, c’est que cela a confirmé si besoin en était la nécessité de la dématérialisation !
Si certains éléments de calendrier ont été un peu bousculés, d’autres ont bénéficié d’un coup d’accélérateur : ainsi, sur la mise en œuvre de la signature électronique, nous avons acquis de façon anticipée des clés de signature pour la Direction générale des services, dès les premiers jours du premier confinement. L’expérience nous a prouvé que cela fonctionnait très bien, aucun service n’ayant été interrompu.
N. W. : A noter que le volet « signature électronique » est à différencier du volet profil d’acheteur : si PLACE est aujourd’hui pleinement déployé, nous sommes actuellement en phase d’analyse des solutions techniques pour l’acquisition de e-parapheurs et l’archivage électronique.
Propos recueillis par Elsa Collobert
1 Le DAM est rattaché à la Direction des finances (DFI) ; Nathalie Weiblé est intégrée au Département service métiers de la DNum. DAM, DNum, Service des archives, Direction des finances, Direction du patrimoine immobilier, Service des affaires juridiques et institutionnelles, acteurs de la commande publique à l’université (responsables administratifs et financiers) composent le comité de suivi opérationnel du projet
2 Subventionné par le Fonds de transformation de l’action publique